Как правильно принимать и хранить клиентские заявки
Для любого бизнеса, работающего с клиентами, эффективная система приёма и хранения заявок — ключ к успеху. Правильная организация этого процесса помогает избежать потери данных, упрощает взаимодействие с клиентами и позволяет оперативно реагировать на запросы.
В современном мире, где скорость и качество обслуживания играют важнейшую роль, использование устаревших методов, таких как записи в блокноте или хаотичное хранение данных в таблицах, уже не работает. Вместо этого стоит внедрить современные инструменты, которые обеспечат удобство и надёжность работы с заявками.
Давайте разберём, почему важно уделять внимание процессу приёма и хранения заявок и какие подходы считаются наиболее эффективными.
Форма для отправки заявок
Форма обратной связи — один из самых популярных и удобных способов приёма заявок на сайте. Она позволяет клиенту быстро и просто отправить свой запрос, а бизнесу — автоматически собрать необходимую информацию. Она работает круглосуточно, обеспечивая доступность для ваших клиентов в любое время.
Какими должны быть идеальные формы обратной связи?
Простыми и лаконичными
Не перегружайте форму лишними полями. Чем меньше шагов нужно сделать клиенту, тем выше вероятность, что он заполнит её до конца.
Адаптивными
Форма должна корректно отображаться на любых устройствах: компьютерах, планшетах, смартфонах.
Привлекательными визуально
Используйте аккуратный дизайн, соответствующий стилю вашего сайта.
Интерактивными
Добавьте подтверждения об успешной отправке заявки. Это создаёт у клиента ощущение завершённости процесса.
Пример формы обратной связи TitanSoul Studio
Хочешь подобную? Оставь заявку!
Куда же идут заявки из формы обратной связи?
Сохранить всё на email: подход для маленьких бизнесов (или для тех, кто не планирует расти)
Многие создатели сайтов, особенно те, кто предлагает свои услуги через Авито и другие подобные площадки, часто убеждают клиентов, что лучший способ получать заявки — это просто направлять их на email. На первый взгляд это выглядит как удобное решение — всё в одном месте, бесплатно, и не нужно учиться пользоваться сложными системами. Но это работает только в случае, если ваш бизнес настолько маленький, что в день не больше пяти заявок.
Вот что происходит на самом деле:
1. Почтовый ящик забивается заявками, среди которых важно не потерять ни одной. Проблема: когда заявки начинают поступать в большом количестве, разобраться в них становится сложнее.
2. Со временем вы начинаете искать нужные заявки по несколько минут, теряя время и нервы. Иногда просто забываете ответить на запрос, потому что письмо "ушло в конец" среди рекламных рассылок или автоматически попало в папку «Спам».
3. Используйте аккуратный дизайн, соответствующий стилю вашего сайта.
Итог: Такой способ «хранения заявок» — это идеальный вариант для стартапа с одним сотрудником, но если вы хотите расти и не тратить время на поиски потерянных писем, лучше сразу выбрать более надёжное решение, которое будет масштабироваться по мере увеличения потока клиентов.
Интеграция с CRM-системой: удобно, дорого и иногда непонятно зачем
Bitrix24 — CRM-система и платформа для бизнеса, разработанная компанией Bitrix (1C - Битрикс).
Второй популярный вариант — это отправлять заявки прямо в CRM. Например, в Bitrix24. И звучит это как мечта: заявки сами распределяются по менеджерам, вы видите статусы и даже графики продаж.
Но вот реальность:
1. Подключение CRM-системы часто требует денег, времени и нервов.
2. Bitrix24 и подобные системы полны функций, которые вам могут быть совершенно не нужны. Например, зачем пекарне видеть графики продуктивности сотрудников, если их задача — просто вовремя продавать булки?
3. Постоянные обновления, настройка интеграций и необходимость нанимать отдельного специалиста для работы с системой превращают эту «простую» штуку в дорогую игрушку.
Итог: CRM — это отличный инструмент, если вы уже крупная компания с отделом продаж. Но если вы только начинаете или работаете в небольшом масштабе, это может оказаться слишком громоздким решением.
Оптимальное решение для контроля заявок — подход от Titansoul
Наше решение для контроля заявок — это удобная админ-панель, где вы можете хранить все заявки в одном месте. Все данные структурированы и доступны в любой момент, без риска потери информации. Каждый запрос фиксируется и сохраняется в базе данных, обеспечивая максимальную безопасность.
Основные функции админпанели:
Удобное хранение заявок
Все заявки автоматически сохраняются, и вам не нужно переживать, что какая-то из них потеряется.
Статусы заявок
Легко отслеживайте прогресс по каждой заявке с помощью функционала для установки статусов, таких как «Новая», «В процессе», «Завершена» и другие.
Добавление описаний
Для каждой заявки можно оставить подробное описание, чтобы иметь всю необходимую информацию под рукой и не упустить важные детали.
Дополнительные функции админ-панели:
Для ещё более удобного и быстрого реагирования на новые заявки, мы предлагаем интеграцию с уведомлениями:
Уведомления в Телеграм-чат
При поступлении новой заявки сотрудники, занимающиеся обзвоном, получают мгновенное уведомление в чате Telegram. Это позволяет не пропустить свежие заявки и быстро приступать к их обработке. Вы сможете быть уверены, что ни одна заявка не останется без внимания, и реагировать на запросы в реальном времени.
Уведомления на почту
Также можно настроить уведомления на вашу электронную почту о новых заявках, чтобы всегда быть в курсе текущих запросов, даже если вы не находитесь в админпанели.
С такими уведомлениями процесс обработки заявок станет ещё более оперативным, а ваши сотрудники смогут эффективно работать, не упуская важные моменты.
Мы можем легко интегрировать эту систему в ваш бизнес за небольшую плату, без необходимости ежемесячных подписок. Наша админпанель будет работать постоянно, обеспечивая стабильное управление заявками без дополнительных затрат. Мы также готовы доработать дизайн панели за доп. плату, чтобы она идеально подходила под стиль вашего бизнеса и соответствовала вашему бренду.